Gérer le processus d’inscription et de démission des élèves

• Mettre à jour le contenu sous la rubrique « Cours » du site web
• Contact initial pour les parents d’élèves, répondre aux questions autour des cours et cursus
• Faire le lien initial entre les parents d’élève et les professeurs (d’instrument et la doyenne de solfège)
• Gérer la programmation et la communication autour des cours collectifs chaque année (parents-professeurs-communes)
• Confirmer les horaires et emplacements pour les cours collectifs pour chaque famille
• Gestion des inscriptions et démissions pour tous les cours
• Collaborer avec le secrétaire pour la mise à jour de GEcoMus et réservation de salles

Emploi du temps

Période: Tout au long de l’année

Effort: ~4 – 8h par semaine pendant la période chargé de juin à septembre; ~1 –2h par semaine en dehors de cette période
~6 – 8 h par mois pour la préparation et participation aux séances CoDir (Comité de Direction)

Compétences idéales

• A l’aise avec les outils de Microsoft Office (Word, Excel)
• A l’aise dans la communication avec les parents d’élèves

Organe

Membre du Comité de Direction (CoDir)

Si vous êtes intéressé, merci de contacter info@emnyon.ch pour plus d’informations.

Les examens annuels ont lieu pour les élèves d’instrument et de solfège

• Etablir les diplômes des examens de solfège et d’instruments pour le palmarès qui a lieu en décembre.
• Préparer les fiches pour les experts pour les examens d’instruments qui ont lieu en novembre.
• Commander l’étain et mise à jour du tableau de suivi (6 gobelets, 1 plateau, 6 gobelets, 1 channe).
• Mise à jour du tableau des examens de niveau pour la FEM.

Emploi du temps

Période:

• juin-juillet: Contrôle / mises à jour après examens de solfège, préparation des diplômes et prix
• octobre : Préparation des fiches d’examens, étiquettes et enveloppes. Planifier commandes d’étains.
• novembre : Contrôle / mises à jours après examens d’instrument, commander l’étain, préparer diplômes et listes pour le Palmarès
• décembre : Préparer le Palmarès, distribuer prix / diplômes
• fin janvier : Compléter le tableau pour la FEM

Effort: ~25h par année

Compétences idéales

• Être organisé
• A l’aise avec les outils Microsoft Office
• Ne pas craindre de poser des questions
• A l’aise avec le publipostage et Excel

Organe

Satellite, pas nécessaire d’être un membre d’un comité

Si vous êtes intéressé, merci de contacter info@emnyon.ch pour plus d’informations.

Gérer la distribution et le retour des uniformes (HdC, OdH, EP, CT) aux enfants

Les enfants de nos divers ensembles ont des tenues spécifiques. Il faut trouver la bonne taille / récupérer ces tenues, ainsi que les remplacer au fur et à mesure quand l’élève grandit ou change d’ensemble. Il faut encaisser une caution / communiquer avec les finances pour le remboursement de la caution après inspection de l’uniforme rendue. Il faut gérer le stock et signaler au CoDir quand il y a le manque d’une pièce ou l’autre. Cette fonction récupère les sacoches, lutrins etc.

Emploi du temps

Période:

En début de saison pour la distribution des uniformes

En fin de saison après les démissions pour récupérer les tenues

Ponctuellement pour rappeler avant un évènement de vérifier la taille de l’uniforme et organiser les remplacements si nécessaire

Effort: ~50h par année pour la gestion des uniformes
~1h par semaine pour traiter les courriels

Compétences idéales

• A l’aise avec email (communication avec les parents d’élèves, le CoMa, la fonction de coordination des cours).
• Excel pour la tenue des listes (une base simple)
• Disponibilité pour des prises de rendez-vous à Nyon pour essayer, mesurer, distribuer, récupérer les uniformes
• Liaison avec la couturière pour les éventuelles retouches
  Coudre des étiquettes des prénoms

Organe

Satellite, pas nécessaire d’être un membre d’un comité

Si vous êtes intéressé, merci de contacter info@emnyon.ch pour plus d’informations.

Organiser la buvette et collations lors des manifestations de l’EMN

Lors des manifestations de l’EMN en nécessitant : commander boissons, nourriture et matériel, gérer les livraisons, organiser la buvette, gérer les bénévoles buvettes.

Le poste sera réparti sur 2 personnes, dont nous avons déjà une pour au moins l’année 2023-2024!

Emploi du temps

Période:

Principalement les concerts de Gala en mars et le Palmarès en décembre.

Occasionnellement d’autres manifestations sur l’année

Effort: 8-10 séances de comité / an (~1h30)
Gala : environ 20h
Palmarès : environ 10h

Compétences idéales

• Être organisé et autonome
• Permis de conduire et véhicule.

Organe

Membre du Comité Manifestations (CoMa) (possibilité d’être présent selon ordre du jour)

Si vous êtes intéressé, merci de contacter info@emnyon.ch pour plus d’informations.

Lors de certains évènements une tombola a lieu pendant l’entracte.

A) Recherche des lots en prenant contact avec les commerçants locaux

B) Préparation des lots, préparation des tickets à vendre, surveiller l’argent récolté, présence lors des évènements ou il y a la tombola, distribution des prix. Une bénévole est déjà identifiée pour la partie B.

Emploi du temps

Période:

Mois de mars pour le Gala

Mois de décembre pour le Palmarès

Effort: 20 heures par évènement et présence aux évènements

Compétences idéales

• Véhicule et permis de conduire
• Contact facile avec les commerçants/fournisseurs de lots

Organe

Satellite, sur convocation participation à quelques séances CoMa (Comité Manifestations)

Si vous êtes intéressé, merci de contacter info@emnyon.ch pour plus d’informations.

Aider dans les taches logistiques des manifestations de l’EMN

Exemples de tâches :

• Installation des lieux (tables, chaises…), transport du matériel ou des instruments
• Chercher les clés d’une salle, organiser les chambres du séminaire etc.
• Poser des banderoles / affiches publicitaires dans les espaces réservés ou publiques.
• Distributions de flyers dans les commerces locaux.

Emploi du temps

Période:

Gala, Palmarès, Séminaire, concerts, Journée Portes-Ouvertes et ponctuellement pendant l’année

Effort: 8-10 séances de comité / an (~1h30), Gala, Palmarès : 8h, Séminaire : le week-end

Compétences idéales

• Permis de conduire
• A l’aise avec la conduite d’un minibus
• Apte à la manutention / déménagement

Organe

Membre du Comité Manifestations (CoMa)

Si vous êtes intéressé, merci de contacter info@emnyon.ch pour plus d’informations.

Procès verbaux, suivi des actions, tâches administratives

Préparer les instruments de musique pour la rentrée scolaire, gérer les retours et échanges d’instrument en coordination avec les enseignants, garder à jour l’inventaire du parc instruments, organiser les entretiens et réparations avec des fournisseurs externes.

Emploi du temps

Période:

• Fin de saison : retours d’instruments des démissionnaires
• Pendant l’été : analyser les nouveaux besoins pour préparer les instruments
• Début de saison : mettre à disposition les instruments aux enseignants pour les nouveaux élèves
• Mai: mettre à disposition les instruments pour la journée Portes Ouvertes de l’Ecole (Nyon et Gland). Les ramener au stock après.
• Toute l’année: organiser les éventuels révisions et réparations, échanges d’instruments et mises à jour de l’inventaire

Effort: période chargée de 2-3 semaines: 4h par semaine / Pendant l’année : 1-2 heures par semaine

Compétences idéales

• Être organisé avec attention aux détails
• A l’aise avec Excel et l’usage d’email
• Pouvoir se déplacer à l’Ecole de Musique de Nyon (campus Nyon) facilement
• A l’aise dans les contacts avec les professeurs et parents d’élèves

Organe

Satellite, pas besoin d’être membre d’un comité.

Si vous êtes intéressés, merci de contacter info@emnyon.ch pour plus d’informations.